카카오톡 채널 고객 응대 자동화 설정

최근 기업의 고객 지원 방식이 점점 더 자동화되고 있습니다. 그 중에서도 카카오톡 채널을 이용한 고객 응대 자동화는 많은 기업이 채택하고 있는 방법 중 하나입니다. 특히 반복되는 질문이나 요청에 즉각적으로 대응할 수 있는 시스템은 업무 효율성을 높이는 데 큰 도움이 됩니다. 이번 글에서는 카카오톡 채널의 고객 응대 자동화 설정 과정과 그 장점에 대해 자세히 알아보도록 하겠습니다.

자동 응답 메시지 작성하기

먼저 고객의 문의에 자동으로 답변할 수 있는 ‘자동 응답 메시지’를 작성하는 방법에 대해 설명드리겠습니다. 카카오톡 채널 관리자로 로그인한 후, 왼쪽 메뉴에서 ‘비즈니스 도구’를 선택하고 ‘자동응답 메시지’를 클릭합니다. 여기에서 다양한 설정을 할 수 있습니다.

1. 사용자 발화 설정

이 단계에서는 고객이 자주 묻는 질문을 설정할 수 있습니다. 사용자 발화란 고객이 문의할 때 사용하는 표현을 의미하며, 최대 14자로 제한되어 있습니다. 따라서 주요 키워드를 포함해 간결하게 작성하는 것이 좋습니다.

2. 응답 메시지 입력

응답 메시지에는 고객에게 전달할 답변을 입력합니다. 여기서 단순히 메시지를 입력할 수도 있지만, ‘메시지 버튼’ 기능을 통해 상세 페이지로의 링크를 추가할 수도 있습니다. 이를 통해 고객이 추가 정보를 손쉽게 얻을 수 있도록 할 수 있습니다.

3. 버튼 설정 및 저장

응답 메시지와 함께 추가할 수 있는 버튼의 이름과 URL도 설정하세요. 이러한 버튼은 고객이 클릭했을 때 특정 페이지로 이동하게끔 만들어집니다. 모든 설정이 완료되면 오른쪽 하단의 ‘저장하기’ 버튼을 눌러 완료합니다.

카카오톡 채널의 상담 시간 설정

자동 응답 메시지를 설정한 후, 다음 단계는 1:1 채팅의 상담 시간을 설정하는 것입니다. 카카오톡 채널에서는 고객과의 직접적인 소통이 가능하지만, 24시간 응대는 현실적으로 어려운 경우가 많습니다. 따라서 채팅 가능 요일과 시간을 설정하는 것이 중요합니다.

상담 종료 시간 조정

실제를 기준으로 상담 가능 시간을 조정하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 오후 6시에 업무를 종료하는 경우, 상담 종료 시간을 30분 또는 1시간 이전으로 설정하면 고객과의 충돌을 예방할 수 있습니다.

자동 응답 메시지 설정

상담 가능 시간이 아닐 때 고객이 보내는 메시지에 대한 응답을 자동으로 설정해 두는 것이 유용합니다. 예를 들어, 주말 오전 2시에 메시지가 들어온 경우, 고객에게 보내질 안내 메시지를 설정해 두면 유용합니다.

자주 쓰는 답변 등록하기

카카오톡 채널에서는 자주 발생하는 질문들을 미리 등록해 두는 기능도 있습니다. 이 기능을 활용하면 고객의 문의에 신속하게 대응할 수 있습니다. 주소, 영업 시간, 가격 등과 같은 자주 묻는 질문들을 리스트로 만들어 등록하면 좋습니다.

• 주소 안내
• 영업 시간
• 비용 안내

이렇게 미리 답변을 준비해 두면, 상담 시 바로 클릭 하나로 고객의 질문에 답할 수 있어 편리합니다.

웰컴 메시지 설정하기

카카오톡 채널에 친구 추가를 한 고객에게 자동으로 발송되는 웰컴 메시지도 설정할 수 있습니다. 이 메시지는 고객에게 감사의 인사를 전하고, 추가로 어떤 정보나 서비스를 제공할 것인지를 안내할 수 있는 좋은 기회입니다.

포스트 활용하기

카카오톡 채널에서는 포스트 기능을 통해 고객에게 정보를 제공할 수 있습니다. 포스트는 채널의 홈 화면에 표시되며, 고객이 채팅 중 프로필을 클릭하여 접근할 수 있습니다. 따라서 미리 준비한 콘텐츠를 포스트로 등록해두면 고객의 관심을 끌 수 있습니다.

마무리하며

위의 방법들은 카카오톡 채널을 통한 고객 응대 자동화의 기본적인 설정 방법입니다. 고객의 문의를 신속하게 처리하는 동시에, 운영자는 보다 중요하고 복잡한 업무에 집중할 수 있는 환경을 조성하는 데 도움이 될 것입니다. 이러한 자동화 시스템을 통해 효율적인 고객 관리와 서비스 개선을 이룰 수 있습니다. 추가적으로 궁금한 점이 있다면, 언제든지 다시 확인해 보세요!

자주 묻는 질문 FAQ